Laut § 84 Abs 1 EStG müssen die Lohnzettel elektronisch übermittelt werden, wobei es für die Übermittlung von Papierlohnzetteln nur mehr sehr wenige Ausnahmen gibt.
Der WINLine® LOHN unterstützt die elektronische Übermittlung der L16 schon seit einigen Jahren. Trotzdem finden Sie hier nochmals eine Zusammenfassung, wie die elektronische Übermittlung von L16 abläuft.
1. Schritt
Damit die elektronische Übermittlung durchgeführt werden kann, muss eine Anmeldung bei der DATAKOM AUSTRIA erfolgen, wofür allerdings ein Anmeldeformular erforderlich ist. Dieses Formular können Sie auf folgende Arten anfordern bzw. abholen:
Senden Sie die Anmeldung bitte mit Brief (DATAKOM AUSTRIA GmbH, Wiedner Hauptstraße 73, A-1040 Wien) oder Fax (+43/1/50145-1397) an DATAKOM AUSTRIA. Ihre Anmeldung wird bestätigt und Sie erhalten Username und Userpasswort per Post zugesandt.
2. Schritt
Erstellen Sie die L16-Datei im WINLine® LOHN über den Menüpunkt
Auswertungen
Lohnzettel L16
Auf folgende Punkte ist dabei zu achten:
Durch Drücken der F5-Taste wird eine Datei mit dem Namen
L16XXXXYYZZZZZZZ.AUS
XXXX steht für die Mandantennummer
YY steht für die Finanzamtsnummer
ZZZZZZZ steht für die Steuernummer
erzeugt. Diese Datei wird im Programmverzeichnis abgestellt. Um welches Verzeichnis es sich handelt, können Sie auch über den Menüpunkt
Datei
System Info
in der Rubrik
Programmverzeichnis
nachlesen bzw. wird der Dateiname und das Verzeichnis nach der Ausgabe in einer eigenen Meldung angezeigt.
3. Schritt
Übermittlung der Daten an die DATAKOM AUSTRIA.
Dafür gibt es wieder zwei Möglichkeiten:
Übermittlung der Daten via Modem - dafür wird ein eigenes Programm benötigt, mit dem die Daten übermittelt werden - das ist die kompliziertere Lösung.
Übermittlung über das dataweb der DATAKOM AUSTRIA (Internet) - die Übertragung erfolgt über das Internet und ist relativ einfach. Daher wird nachfolgend auch diese Variante im Detail beschrieben.
Voraussetzung für diese Variante ist, dass Sie einen funktionsfähigen Internetanschluss besitzen und dieser auch betriebsbereit ist.
Öffnen Sie Ihren Internet-Browser, indem Sie im gerade geöffneten Menüpunkt den Button DATAKOM anklicken.
Dadurch gelangen Sie automatisch auf die Seite
http://dataweb.datakom.at/
die der Einstiegspunkt für die Übermittlung der L16-Daten darstellt:
Klicken Sie in diesem neuen Fenster auf den Eintrag
EDI-Lohn
Jetzt öffnet sich eine weitere Seite, auf der Sie allgemeine Informationen zur elektronischen Übermittlung der L16 erhalten können.
Klicken Sie auf das Wort LOGIN, wodurch sich die angezeigten Infos wieder ändern, und Sie eine Übersicht über alle Möglichkeiten des Logins erhalten:
Die erste Option
UserID/PW
wird die Option sein, mit der Sie weiterarbeiten können - daher muss diese Option aktiviert werden. Je nachdem, welche Browser-Einstellungen vorhanden sind, kommt ggf. ein Sicherheitshinweis, der durch Anklicken des JA-Buttons bestätigt werden kann.
Jetzt können Sie den Usernamen und das Passwort eingeben, das Sie auf Ihrer Anmeldungsbestätigung unter der Bezeichnung
Username
Userpasswort
finden. Durch Anklicken des Login-Buttons wird die Verbindung aufgebaut (wobei auch User und Passwort geprüft werden).
Im nächsten Schirm muss nun entschieden werden, welche Daten übermittelt werden sollen. Daher wird der Link mit der Bezeichnung "EDI Lohn" angewählt.
Im nächsten Schritt kann dann entschieden werden, welcher Bereich der Bearbeitung gewählt werden soll, wobei für die L16-Übermittlung die Option "Übertragung" gewählt werden muss.
Die Übermittlung der Daten selbst ist wieder in zwei Teile untergliedert. Im ersten Teil muss die Datei eingegeben werden, die übermittelt werden soll - sprich das ist die Datei, die der WINLine® LOHN erzeugt hat.
Durch Anklicken des Durchsuchen-Buttons kann nach allen Dateien auf Ihren Festplatten gesucht werden. Jetzt ist es wichtig, dass Sie das Programmverzeichnis der WINLine® kennen, damit Sie die gewünschte Datei leichter finden. Die Suche der Datei kann z.B. auch mit dem Begriff L16*.AUS eingeschränkt werden - damit werden nur die entsprechenden Dateien angezeigt.
Die gewünschte Datei (L16MandantennummerFinanzamtsnummerSteuernummer.AUS) wird mit einem Doppelklick in das Eingabefeld übernommen. Danach kann die Übermittlung durch Anklicken des "Lohnzetteldatei senden" Button gestartet werden.
Wenn die Daten übermittelt wurden, bekommen Sie zuerst eine Sendebestätigung und danach gibt es noch einen Sendebericht, in dem die übermittelte Datei mit ihrer Größe, Datum und Uhrzeit der Übermittlung etc. angeführt werden.
Damit ist die Übertragung abgeschlossen und es kann ggf. die nächste Übermittlung erfolgen.